DESAIN ORGANISASI

 DESAIN & STRUKTUR ORGANISASI  
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Mata Kuliah Pengantar Manajemen

Dosen Pembimbing : Drs. Cecep Castrawijaya, MM, MA

Disusun Oleh :

                                                         1202057  Wawan Hermawan

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI ( STIE )
STIE MIFTAHUL HUDA SUBANG

2013

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. bahwa penulis telah menyelesaikan tugas mata kuliah Pengantar Manajemen dengan membahas “ Desain dan Struktur Organisasi Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang kami hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang tua, kerabat dan teman-teman kami, sehingga kendala-kendala yang kami hadapi teratasi. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dosen Pembimbing Pengantar Manajemen yang telah memberikan tugas, petunjuk, kepada kelompok kami sehingga kami termotivasi dan menyelesaikan tugas ini.
2. Orang tua, teman dan kerabat yang telah turut membantu, membimbing, dan mengatasi berbagai kesulitan sehingga tugas ini selesai.

Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi kami sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai, Amiin.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A.    Latar Belakang …………………………………………………………………… B.     Rumusan Masalah ……………………………………………………………….. BAB II PEMBAHASAN A.    Struktur Organisasi ………………………………………………………………. B.     Kerangka Dari Strategi …………………………………………………………… C.     Macam  - Macam Desain Organisasi ……………………………………………. D.    Desain organisasi sebagai modal awal perencanaan strategis …………………… E.     Mendesain Organisasi ……………………………………………………………. F.      Desain organisasi yang biasa digunakan ………………………………………… G.    Konfigurasi Organisasi …………………………………………………………... BAB III Penutup A.    Kesimpulan ………………………………………………………………………. B.     Saran ……………………………………………………………………………… DAFTAR PUSTAKA

i ii 1 2 2 3 3 3 4 4 5 9 9

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi. Diantaranya Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.dan sedangkan menurut para pakar manajemen adalah

Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Dengan menyikapi pendapat para ahli diatas kita bisa menyimpulkan bertapa pentingnya suata manajemen dalam sebuah perusahaan.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat di buat beberapa rumusan masalah yaitu antar lain:

1. Konsep dasar dari struktur organisasi dan beberapa pendekatan dalam mendesain organisasi
2. Keterkaitan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi
3. Defenisi organisasi informal dan organisasi formal
4. Bentuk desain organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Struktur organisasi

Desain Organisasni ialah susunan pembagiaformal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi. Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :

·         Spesialisasi kerja adalah adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

·         Pembagian departemen adalah Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer

·         Ada rantai komando adalah Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien

·         Sentralisasi dan Desentralisasi

a) Sentralisasi adalahpengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan

b) Desentralisasi adalah pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi

c)  Formalisasi adalah ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan Biasanya keputusan-keputusan yang ada pada organisasi dipengaruhi oleh keputusan structural yang mempengaruhi keputusan structural Keseluruhan strategi organisasi

d)     Ukuran organisasi : dipengaruhi oleh besar/kecilnya sebuah organisasi

e)      Teknologi yang digunakan : Struktur perusahaan beradaptasi dengan teknologi yang dipakai, dan teknologi ini biasanya selalu berkembang

f)  Kadar ketidakpastian lingkungan : terdapat lingkungan yang stabil ada pula lingkungan yang dinamis, dan organisasi tersebut harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan disekitarnyA

B.     Kerangka dari Strategi

·         Inovasi adalah mengejar keuntungan kompetitif dengan inovasi yang berarti dan khas

·         Meminimalisir Pengeluaran adalahFokus dengan mengontrol ketat pengeluaran yang membutuhkan struktur mekanik pada organisasi

·         Imitasi adalah meminimalkan resiko dan memaksimalkan keuntungan dengan meniru penguasa pasar yang membutuhkan organik dan mekanik elemen pada organisasi

C.    Macam - macam Desain Organisasi

·         Desain Organisasi Tradisional

·         Desain Organisasi Kontemporer

·      Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan

D.    Desain Organisasi Sebagai Modal Awal Perencanaan Strategis

Efektifitas individu, kelompok dan organisasi selain dipengaruhi oleh perilaku dan proses organisasi juga dipengaruhi oleh struktur organisasi. Bagi sebuah organisasi hal terpenting agar organisasi dapat mencapai tujuannya yaitu organisasi harus memiliki desain atau struktur organisasi yang menunjang perencanaan strategis.Namun demikian banyak organisasi yang kurang mampu mendesain struktur sesuai tujuan perencanaan strategis organisasi. Keadaan tersebut menyebabkan organisasi gagal mencapai visi dan misinya.

Salah satu peran utama seorang eksekutif dan manajer adalah merencanakan dan mengeksekusi strategi organisasi, termasuk menyusun desain organisasi. Strategi penyusunan desain organisasi hendaknya disesuaikan dengan bidang organisasinya masing-masing. Contoh, organisasi sekolah yang visinya menjadi sekolah unggul dalam mutu dan prestasi, maka desain organisasinya harus disesuaikan dengan visi dan misi tersebut.

Adanya hubungan antara perencanaan strategis dan desain organisasi sangat penting. Kelemahan yang sangat dirasakan selama ini yaitu kurangnya pemahaman para eksekutif dan manajer untuk menyadari hal tersebut. Oleh sebab itu, perlu dipelajari lebih mendalam mengenai bagaimana mendesain organisasi agar bisa selaras dengan perencanaan strategi organisasi secara menyeluruh.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka makalah ini akan fokus membahas 3 hal pokok yaitu :

1.      apa yang dimaksud dengan struktur dan desain organisasi

2.      bagaimana mendesain organisasi

3.      bagaimana hubungan antara desain organisasi dengan perencanaan strategis organisasi?

E.     Mendesain Organisasi

Desain organisasi akan ideal jika dapat menjawab tantangan bisnis dari organisasi tersebut. Artinya, sebelum manajer dan tim membuat desain organisasi harus mengerti betul mengenai core bisnis organisasi. Core bisnis merupakan bisnis inti atau utama yang dijalankan oleh perusahaan. Misalnya ASTRA khusus memproduksi mobil; GoodYear memproduksi dan ban; dan Bata memproduksi, alas kaki; PT PUSRI memproduksi pupuk, walaupun perusahaan-perusahaan tersebut dapat melakukan investasi di bidang lain atau bisnis sampingan (side business).

F.     Desain Organisasi yang Biasa Digunakan

a.       Struktur Sederhana (simple structure)

Departementalisasi sederhana, rentang kendali yang luas, wewenang yang dipusatkan dalam tangan satu orang dan formalisasi kecil.

b.      Birokrasi (bureaucracy)

Tugas-tugas operasi yang sangat rutin spesialisasinya tinggi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, pengelompokan fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

c.       Struktur Matriks (matrix structure)

d. Adalah Struktur yang menciptakan lini rangkap dari wewenang, menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.

G.    Konfigurasi Organisasi

Menurut Henry Mintzberg dalam menciptakan suatu desain organisasi yang efektif, maka mengemukan pendapatnya yang ditulis dalam sebuah buku Structure In Five : Designing Efective Organization. Buku ini menjelaskan bagaimana organisasi dibentuk dari beberapa elemen untuk menjadi suatu konfigurasi/struktur yang lebih efektif.

Terdapat dua argumentasi sebagai dasar simpulan yang menyatakan konfigurasi mendorong keefektifan organisasi yaitu :

1.  seleksi alamiah. Dalam hal ini lingkungan mendorong bentuk organisasi untuk melanjutkan kelangsungan hidupnya, agar terjadi efisien biaya dan dapat bersaing,   sebuah  organisasi   harus  dapat  menyesuaikan  diri  dengan  sifat struktural industrinya.
2. organisasi dapat didorong ke arah konfigurasi tertentun untuk mencapai konsistensi dalam karakteristik internal organisasi sehingga cocok dengan situasi mereka.

Kerangka kerja karya Henry Mintzberg dalam mengklasifikasikan konfigurasi bertumpu pada dua hal yaitu mekanisme koordinasi dan elemen dasar organisasi yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut. Mekanisme Koordinasi merupakan bagian fundamental ketika organisasi mengkoordinasi kegiatan organisasi, yang meliputi:

1. Mutual Adjustment, merupakan koordinasi  kerja dengan  proses komunikasi
   informal. Di sini kontrol kerja terletak pada pelakunya. Biasanya digunakan untuk
   organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat
   kompleks.
2. Direct     Supervisor,     merupakan     koordinasi     kerja     dimana     seseorang bertanggungjawab untuk keseluruhan pekerjaan yang  lain.  Dia memberikan
   instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.
3. Standarisasi, yang dibedakan menjadi 3 bagian itu :

·         Standarisasi pekerjaan, saat isi pekerjaan itu telah diprogram secara
spesifik

·         Standarisasi output, ketika hasil dari kerja secara spesifik telah
diprogram: misalnya profit, penjualan dan sejenisnya

·         Standarisasi keahlian ketika kinerja dari pekerjaan dan pelatihan
secara spesifik telah ditentukan, misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2,
dsb.

Elemen Dasar Desain Konfigurasi Terdiri Dari 5 Bagian Yang Meliputi:

1.      The operating core

Yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dan jasa

2.      The Strategic Apex

Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasi menjalankan misi perusahaan yang telah digariskan.

3.      The Middle Line

Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex

4.      The Technostructure

Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi

5.      The Support Staff

Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi. Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat mendominasi sebuah organisasi yang membuat terbentuknya lima desain konfigurasi. Masing-masing desain konfigurasi mempunyai kelebihan dan kekurangan yang unik. Konsisten dengan falsafah kontingensi, masing-masing adalah konfigurasi yang lebih disukai pada situasi tertentu.

Kelima Desain Konfigurasi Itu Adalah

(1)   Simple Structure

Karakteristik Simple Structure : pada umumnya tidak mempunyai technostructure (kalaupun ada hanyalah sedikit), sedikit staf pendukung, pembagian kerja yang tidak kaku dan hirarki manajerial yang kecil. Penggunaan perencanaan, pelatihan, dan perantara juga sangatlah minimal.

(2)   Machine Bureaucracy

Machine Bureacuracy mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando dan sebuah struktur adminsitrasi yang rumit dengan perbedaan yang tajam antara aktivitas lini dan staf. Karakteristik utama dari Machine Bureacuracy adalah obsesinya terhadap kontrol dengan mencoba mengeliminasi semua kemungkinan ketidakpastian, sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar tanpa gangguan.

(3)   Profesional Bureaucracy

Ledakan ilmu pengetahuan khususnya di Negara Barat membuat Professional Bureaucracy makin digemari pada tahun 1980-an. Eksplorasi ilmu pengetahuan menciptakan kelas baru dari organisasi yang membutuhkan para profesional untuk menghasilkan produk dan jasa mereka. Hal ini telah menciptakan kebutuhan akan suatu disain organisasi yang menyandarkan diri pada spesialisasi yang didasarkan atas kepemilikan kemampuan individual dan bukan atas dasar pembagian kerja. Professional Bureaucracy kemudian diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi. Konfigurasi ini juga memberikan alternatif karena merupakan birokrasi yang menggabungkan standarisasi dengan desentralisasi.

(4)   Divisional Form

Berbeda dengan konfigurasi lainnya, dalam Divisionalised Form tidak terdapat struktur yang lengkap dari strategic apex ke operating core, tapi lebih kepada sebuah struktur yang melapisi struktur yang lain. Konfigurasi Divisionalised Form berfokus pada hubungan struktural antara headquarters dan divisinya, yaitu antara strategic apex dan bagian manajer middle line.

(5)   Adhocracy.

Sejarah Adhocracy dapat ditelusuri mulai dari Perang Dunia II, dimana pada waktu itu angkatan bersenjata Amerika menciptakan tim ad hoc yang kemudian dibubarkan setelah misi telah mereka tuntaskan. Di sini terlihat tidak adanya jangka waktu yang pasti bagi keberadaan mereka, tim bisa saja bertahan selama jangka waktu sehari, sebulan, ataupun setahun. Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horizontal yang tinggi, diferensiasi vertikal yang rendah karena tingkatan administrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organsasi untuk melakukan penyesuaian. Kebutuhan akan pengawasan juga adalah minimal karena para professional telah menghayati perannya seperti yang diinginkan oleh manajemen.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Dengan desain organisasi maka keadaan perusahaan bisa terkontrol dan bisa meminimalisir apabila terdapat kendala kedepannya dan bisa memajukan perusahaan untuk bisa menjadi perusahaan yang unggul dibidangnya.

B.     Saran

            Kami menyadari banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini, maka dari itu kami mengharapkan kritik dan saran dari rekan – rekan agar supaya kami bisa lebih baik lagi kedepannya.